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如何合理利用钢制文件柜提升办公效率

时间:2018/8/18 11:10:05 访问人数:
摘要:  钢制文件柜作为目前最常用的办公家具,只要合理运用,就可为我们带来干净整洁的办公环境,从而提高办公效率。  1、钢制文件柜中的文件可以按年度和活动内容排列顺序储存。同一活动事件的文件相对集中,并以文...

  钢制文件柜作为目前最常用的办公家具,只要合理运用,就可为我们带来干净整洁的办公环境,从而提高办公效率。

  1、钢制文件柜中的文件可以按年度和活动内容排列顺序储存。同一活动事件的文件相对集中,并以文件形成时间先后,并兼顾文件的重要程度等因素进行排列。

  2、钢制文件柜内的文件夹及文件盒的装订应遵循:原件在前,复件在后;正文在前,复件在后,定稿在前,历次修改稿在后。

  3、钢制文件柜的文件盒要进行必要的编号,按一个年度一个流水号原则写。可以采用中文4位数编号,如0102,前两位01代表文件柜的编号,后两位是文件的实际编号,若01号文件柜有8个文件,从0101到0108进行编号,02号文件柜继续上次的编号,如0209即代表02号文件柜的第一个文件盒。

  4、钢制文件柜内部的物品文件取出应由当日办公室值班人员操作,使用完毕放回原处。如有变动,在工作交接本上做好记录,方便次日值班人员了解情况。办公室成员务必尽量熟悉钢制文件柜内的物品放置。禁止私人性质带出或毁坏文件柜内相关资料。

  钢制文件柜虽然功能强大但也要会用。遵循以上原则就可以把钢制文件柜的功能全部发挥出来,从而提升办公效率。


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